2. Znajdujesz jednego lub dwóch znajomych, z którymi chcesz realizować projekt. Skontaktuj się z nimi i poproś, by zarejestrowali się w bazie. Jeśli nie znasz takich osób, zapytaj Regionalnego Koordynatora Programu o wolontariuszy z Twojego regionu. Regionalny Koordynator Programu jest osobą, która pomoże Ci zarówno w poszukiwaniu osób do realizacji Twojego projektu, jak też w jego koordynacji i realizacji.
3. Wypełniasz i odsyłasz do Biura Programu Oświadczenie Wolontariusza. To samo robią Twoi znajomi z grupy. Oświadczenie wolontariusza jest dokumentem niezbędnym. Gwarantuje ubezpieczenie podczas realizacji Twojego projektu oraz określa podstawowe prawa i obowiązki każdego wolontariusza. Oświadczenie wypełnia się jednorazowo.
4. Wspólnie opracowujcie pomysł na projekt edukacyjny. W programie "PROJEKTOR - wolontariat studencki" realizujemy dwa typy projektów edukacyjnych: projekty systematyczne polegające na przeprowadzeniu 3 spotkań wolontariuszy z uczniami w szkole. Podczas spotkań realizowane są spójne pod względem merytorycznym zajęcia z tą samą grupą uczestników. Każde zajęcia trwają co najmniej 2 godziny dydaktyczne. Cykl realizacji projektu jest dłuższy niż dwa tygodnie, ale krótszy niż sześć tygodni. Grupa wolontariuszy realizująca projekt liczy od 2 do 3 osób; projekty wakacyjne (w tym realizowane podczas ferii zimowych). Polegają one na na kilkudniowym pobycie wolontariuszy w szkole, podczas którego odbywa się co najmniej pięć spotkań, realizowanych przez kolejne dni robocze. Każde ze spotkań to około pięć godzin dydaktycznych w ciągu jednego dnia. Ten typ projektu powinien być realizowany przez grupy liczące od 2 do 3 osób. Minimalna liczba uczestników projektu edukacyjnego to dziesięciu uczniów. Ze względów bezpieczeństwa na jednego studenta-wolontariusza realizującego projekt edukacyjny, nie może przypadać więcej niż dziesięciu uczniów.
5. Proponujecie projekt wybranej szkole. Szkołę możecie wyszukać w naszej bazie internetowej lub zaproponować placówkę, która jeszcze w niej nie figuruje. Jeśli szkoła wyrazi chęć współpracy możecie zaproponować jej udział w Programie. W tym celu skontaktujcie się ze swoim Regionalnym Koordynatorem. PAMIĘTAJCIE - nasz program obejmuje jedynie szkoły w miejscowościach do 20 000 mieszkańców!
6. Wybieracie lidera projektu. Lider projektu to osoba, która fizycznie (ze swojego konta w bazie) loguje projekt edukacyjny. Do obowiązków lidera należy: poprawna koordynacja oraz rozliczenie projektu, a także dokonywanie niezbędnych zakupów w panelu sklepu internetowego.
7. Za pośrednictwem bazy zgłaszacie projekt do realizacji. W tym celu lider loguje się do bazy i dodaje nowy projekt. Wypełnia wszystkie obowiązkowe pola. Polem niezbędnym do zatwierdzenia projektu jest pole z jego opisem. Opisy powinny być wyczerpujące, uwzględniające podane w tym polu podpowiedzi. Jeśli planujesz wykorzystać i dokonać zakupów materiałów "nietypowych" (nie mieszczących się w kategorii "materiały edukacyjne") powinieneś zaznaczyć to w opisie.
8. Czekacie na zatwierdzenie projektu przez administratora.Tylko projekt zalogowany zgodnie z Regulaminem Programu jest akceptowany przez administratora. Od tego momentu dostaje swój unikalny numer oraz możliwość realizacji zakupów. Na realizację każdego projektu systematycznego/wakacyjnego dedykowana jest kwota 151zł brutto, przeznaczona na materiały niezbędne do jego realizacji. Z każdego projektu wolontariusz otrzymuje zwrot kosztów przejazdu (do 120zł w przypadku projektu systematycznego; pełen zwrot w przypadku projektu wakacyjnego/feryjnego). Aby otrzymać zwrot kosztów przejazdu należy zapoznać się z Tabelą Zestawienia Kosztów Przejazdu oraz przesłać wypełnioną kartę na adres Fundacji. Poprawnie wypełniona karta musi zawierać: podpis lidera, rodzaj i numer projektu, poprawnie wypisane daty i trasy przejazdów oraz przy każdym z przejazdów pieczątkę i podpis dyrektora szkoły, w której projekt był realizowany. PAMIĘTAJ: zawsze sprawdź czy podałeś poprawne dane adresata przelewu (numer konta, dane adresowe).
9. Lider zamawia niezbędne materiały w sklepie internetowym. W tym celu, wejdź w zakładkę "Dodaj zamówienie w sklepie internetowym" i złóż zamówienie. Ta funkcjonalność sprawia, że nie wydajesz środków z własnej kieszeni, nie wysyłasz do nas faktur i nie czekasz na zwrot kosztów. W sytuacji, kiedy nie znajdziesz konkretnych materiałów w sklepie internetowym, możesz kupić materiały z własnych środków (pamiętając o limitach). Przy dokonywaniu zakupu poproś o fakturę vat wystawioną na Fundację Rozwoju Wolontariatu.
Dane do faktury:
Fundacja Rozwoju Wolontariatu
ul. 3 Maja 18/1
20-078 Lublin
NIP 712-319-88-59
Opisz fakturę i po zakończonym projekcie i przekaż koordynatorowi
10. Realizujecie projekt w wybranej szkole. Po zaakceptowaniu projektu w bazie przez administratora i dokonaniu niezbędnych zakupów wyjeżdżacie na pierwsze spotkanie!
11. Rozliczacie projekt. Do poprawnego rozliczenia projektu niezbędne jest spełnienie poniższych warunków: projekt musi być poprawnie zalogowany w internetowej bazie projektów, faktury VAT muszą zostać opisane na odwrocie według ustalonego wzoru. Wolontariusz ma 14 dni od zakończenia projektu na przesłanie niezbędnych, poprawnie opisanych dokumentów na adres Fundacji Rozwoju Wolontariatu. (W Elblągu wolontariusze przekazują dokumenty koordynatorowi w ciągu 7 dni od daty zakończenia projektu) Fundacja ma 14 dni na dokonanie zwrotu poniesionych kosztów na wskazane konto.